Linie Finnair potrzebowały zaawansowanego rozwiązania do planowania pracy personelu, które ułatwiłoby zarządzanie grafikami setek pracowników z działów serwisu, usług dla pasażerów, obsługi cargo i cateringu, a także rozwiązania zdolnego dostarczać maksymalnie zoptymalizowane grafiki nie tylko zgodne z regulacjami dotyczącymi czasu pracy i samym kodeksem pracy, ale także uwzględniające takie parametry, jak umiejętności pracowników i preferowane przez nich zmiany oraz zaplanowane urlopy.
Aby poprawić płynność i wydajność operacyjną Finnair wybrał należące do Dassault Systèmes oprogramowanie DELMIA i rozwiązanie DELMIA Quintiq, które ułatwia zarządzanie pracą personelu obsługi naziemnej. Scentralizowany system zapewnia wszystkie funkcje potrzebne Finnair do podejmowania wyzwań związanych z planowaniem pracy poszczególnych działów oraz tworzeniem grafików uwzględniających typowe ograniczenia. Zadaniem ekspertów Finnair ds. planowania czasu pracy jest dbanie o to, aby każdy dział firmy dysponował odpowiednią liczbą pracowników na danej zmianie w celu zapewnienia płynnej obsługi procesów biznesowych. Planiści zarządzają grafikami setek pracowników obsługi naziemnej, sporządzają comiesięczne umowy i prognozują zapotrzebowanie na personel z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. W szczytowych okresach w roku Finnair, zatrudnia ponad 1350 osób w działach serwisu, usług dla pasażerów, obsługi cargo i cateringu.
Podobnie jak inne linie lotnicze, także Finnair muszą dbać o to, aby grafiki personelu były nie tylko zgodne z warunkami umów pracowniczych i samym kodeksem pracy, ale także uwzględniały ustawowe przerwy w pracy, preferencje pracowników co do zmian oraz zaplanowane urlopy itp. Przed zmodernizowaniem rozwiązania do planowania pracy planiści Finnair korzystali z kilku systemów, starając się spełnić wymagania poszczególnych działów. Ręcznie tworzenie grafików i zarządzanie nimi było praco- i czasochłonne. Rozwiązanie DELMIA Quintiq do planowania pracy znacząco ułatwiło planistom Finnair wykonywanie codziennych obowiązków. Wszystkie potrzebne funkcje są dostępne w ramach jednego systemu, co pozwala tworzyć grafiki uwzględniające wszystkie możliwe ograniczenia, a także wyszukiwać optymalne alternatywy, skuteczniej rozwiązywać problemy i planować z wyprzedzeniem.
Wybór właściwego rozwiązania
Oferta DELMIA Quintiq została wybrana w sposób przemyślany i uzasadniony. Kierownikom Finnair ds. planowania zasobów powierzono zadanie znalezienia najlepszego rozwiązania, które z jednej strony uwzględniłoby potrzeby firmy, a z drugiej pozwoliłoby skonsolidować wszystkie procesy związane z planowaniem czasu pracy. Przed wybraniem oferty DELMIA Quintiq zespół ekspertów Finnair przeprowadził niezwykle szczegółowy proces wyboru dostawcy.
– Zaczęliśmy od projektu, którego celem było stopniowe doskonalenie firmowych procesów związanych z planowaniem pracy personelu. Dość szybko okazało się jednak, że konieczne było wprowadzenie dużo poważniejszych zmian, w związku z czym zaczęliśmy analizować ofertę rynkową pod kątem systemów, które by nam to ułatwiły. – mówi Tiina Lahti, dyrektor Finnair ds. planowania zasobów naziemnych.
Przez kolejne dwa lata Finnair przeanalizował wiele systemów, które potencjalnie mogłyby sprostać ich wymaganiom. Z uwagi na konieczność uwzględnienia wielu różnych umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług, przepisów lokalnych oraz prawa pracy i wymagań poszczególnych jednostek, dość szybko okazało się, że większość dostawców rozwiązań nie było w stanie zaoferować wszystkich potrzebnych nam funkcji w ramach jednego systemu . Priorytetem było znalezienie systemu scentralizowanego. Finalnie koncepcja DELMIA Quintiq Optimized Planning przekonała Finnair do wybrania tej oferty. Linia potrzebowała prężnego systemu zdolnego obsłużyć scenariusze „co jeśli...”, a rozwiązanie DELMIA wręcz przekroczyło oczekiwania w tym zakresie. Zadanie wdrożenia systemu DELMIA Quintiq linie Finnair powierzyły firmie Roima Intelligence, partnerowi Dassault Systèmes specjalizującemu się w lokalnym planowaniu pracy personelu.
– Firma Roima podeszła do wdrożenia DELMIA Quintiq kompleksowo. Jej specjaliści nie tylko poznali charakterystykę naszej działalności, ale także zrozumieli nasze potrzeby, aby jak najlepiej dostosować finalne rozwiązanie. Podczas analizy skomplikowanych regulacji prawnych oraz rozwiązywania problemów technicznych niezwykle ważna jest możliwość komunikacji z partnerem w języku ojczystym. Firma Roima pomogła nam doprowadzić ten niezwykle skomplikowany i wielopłaszczyznowy projekt do końca. Po zdefiniowaniu wymagań systemowych z uwzględnieniem potrzeb wszystkich jednostek biznesowych, linie Finnair wdrożyły rozwiązanie DELMIA Quintiq. Implementacja, która trwała od września 2017 do grudnia 2018 r., objęła planowanie zasobów naziemnych oraz operacje techniczne i gastronomiczne. Niezwykle oddani i pomocni specjaliści z Roima pomogli nam rozwiązać problemy techniczne, które pojawiły się podczas likwidacji przestarzałych systemów i wdrożenia rozwiązania DELMIA Quintiq – dodaje Lahti.
– Rozwiązanie DELMIA Quintiq pokazało nam, jak pojedynczy i scentralizowany system może pomóc sprostać wymaganiom planistycznym różnych działów firmy - powiedział Jaakko Schildt, dyrektor operacyjny Finnair
Znaczenie planistów
Za pośrednictwem systemu DELMIA Quintiq planiści Finnair zarządzają całym procesem krótko-, średnio- i długoterminowego planowania personelu, obejmując zasięgiem wszystkie działy operacji naziemnych. Odejście od czasochłonnych procedur ręcznych na rzecz bardziej prężnego i zautomatyzowanego rozwiązania pozwala im pracować wydajniej i skuteczniej niż kiedykolwiek wcześniej. Obecnie praca planistów wygląda zupełnie inaczej. System zapewnia im bezpośredni dostęp do niezbędnych informacji prezentowanych w intuicyjny sposób. Dzięki temu ich praca stała się nie tylko bardziej interesująca, ale także pozwala im myśleć strategicznie i biznesowo. Zakres odpowiedzialności naszych planistów poszerzył się, a co za tym idzie ich decyzje mogą mieć istotny wpływ na działalność firmy. Opinie planistów na temat nowego rozwiązania są pozytywne.
– Zdaniem naszych planistów system DELMIA Quintiq jest łatwy w obsłudze i pozwala wykonywać wiele codziennych zadań w sposób intuicyjny bez dodatkowych instrukcji – mówi Lahti. – Pozwala im planować z wyprzedzeniem oraz testować różne rozwiązania optymalizacyjne na poszczególnych strukturach zmianowych. Nowy system nie tylko zrewolucjonizował pracę naszych planistów i uczynił ich rolę bardziej strategiczną, ale także dostarczył im zestaw zaawansowanych i sprawdzonych narzędzi. Cieszy ich fakt, że obcują z rozwiązaniem nowoczesnym i wiodącym w branży. Nowy system spodobał się naszym planistom do tego stopnia, że nie wyobrażają sobie powrotu po starych metod i procesów - powiedziała Lahti. Efekty wdrożenia systemu doceniają także pracownicy zmianowi, którzy mają teraz znacznie większy wgląd w swoje grafiki.
– Zyskali oni dostęp do większej ilości informacji na temat czasu pracy, w tym przepracowanych nadgodzin i liczby przysługujących im dni urlopowych. Wszystko jest znacznie bardziej zrozumiałe i czytelne, dzięki czemu pracownicy nie muszą prosić planistów o dodatkowe wyjaśnienia. Większość rzeczy mogą zweryfikować samodzielnie. Nie tylko wykonujemy teraz mniej pracy ręcznej, ale także możemy optymalizować nasze procesy biznesowe, aby osiągać lepsze wyniki – dodaje Lahti.
Wydajne planowanie z wyprzedzeniem
W ostatnich miesiącach linie Finnair borykały się z problemami wynikającymi z ograniczeń w podróżach i obniżonym popytem na usługi lotnicze w związku z pandemią COVID-19. Z nieco obniżoną liczbą pracowników oferujących ograniczony wachlarz usług linie Finnair wykorzystują system DELMIA Quintiq do optymalizacji zasobów i kontrolowania kosztów. Spoglądając w przyszłość i licząc na poprawę koniunktury, linie Finnair mogą polegać na sprawdzonym i gotowym na przyszłe wyzwania systemie do planowania pracy personelu.
– Płynne i wydajne operacje w naszej centrali to podstawa. Rozwiązanie DELMIA Quintiq pokazało nam, jak pojedynczy i scentralizowany system może pomóc sprostać wymaganiom różnych działów firmy. Ten projekt jest kolejnym przykładem ukierunkowania Finnair nie tylko na utrzymanie doskonałości operacyjnej, ale także dbanie o poziom zadowolenia zarówno wśród klientów, jak i pracowników – mówi Jaakko Schildt, dyrektor operacyjny Finnair.
Zapisz się do newslettera:
